Depuis la pandémie, nous participons tous régulièrement à des réunions virtuelles. Depuis lors le travail et donc les réunions sont hybrides. Dans presque toutes les réunions, il y aura au moins une personne travaillant à distance.
Qu'est-ce que cela signifie pour notre façon d'animer les réunions? Nous devrons essayer d'impliquer tout le monde – sur place ou en ligne – et de leur permettre de participer de manière productive. Cela signifie que la modération des réunions devient plus importante.
Alors, comment animer une réunion hybride ? Voici quelques conseils.
AVANT LA RÉUNION
1. Partagez un maximum avant les réunions en ligne
Si une partie de votre équipe est au bureau tandis que les autres travaillent à distance, des décisions peuvent être prises dans les couloirs avec pour conséquence que les collègues distants risquent de se sentir exclus. Pour éviter cela, il est préférable de partager autant que possible de manière asynchrone (par exemple des documents sur des plateformes cloud) et d'utiliser la vidéoconférence pour s'aligner et décider avec toute l'équipe.
2. Tenir à jour les tableaux de bord
Gardez vos tableaux de bord internes constamment mis à jour afin que tout le monde soit aligné sur l'état de chaque tâche et les priorités de chacun.
3. Publier des documents de travail en ligne
Utilisez des documents basés sur le cloud dans des dossiers communs pour partager des documents de travail afin que chacun puisse suivre les progrès, contribuer ou fournir des commentaires.
4. Gardez toutes les conversations importantes en ligne
Essayez d'avoir une courte discussion en ligne décontractée avec votre équipe plusieurs fois par semaine afin que tout le monde se sente impliqué. Si ce n'est pas possible, informez l'équipe juste après la discussion pour tenir tout le monde au courant de ce qui se passe dans l'organisation.
5. Assurez-vous que votre son est impeccable
La qualité de l'audio peut vraiment faire ou défaire la réunion pour vos participants distants. S'ils ne peuvent pas entendre ce qui se passe dans la pièce, ils auront du mal à participer à la discussion. Pour éviter cela, assurez-vous que toutes vos salles de réunion sont équipées de microphones et haut-parleurs externes de haute qualité. Avant la réunion, vérifiez toujours si les gens peuvent vous entendre correctement en ligne. Tout le monde a besoin de tout entendre et de se sentir entendu.
PENDANT LA RÉUNION
6. Assurez-vous que tout le monde allume sa caméra
Dans une salle de conférence, essayez de vous assurer que tout le monde est sur la photo et regarde la caméra. Ceci est important car cela peut être déroutant pour vos collègues distants si quelqu'un parle dans la pièce et que les personnes en ligne ne peuvent pas les voir.
7. Accueillez les collègues en ligne
Accueillez vos collègues en ligne au début de votre réunion, de préférence individuellement. Si vous avez une grande équipe et que ce n'est pas possible, envoyez au moins un message d'accueil général du type : « Hé les gens à Londres, comment allez-vous ? »
8. Utilisez un brise-glace pour créer la scène
Vous pouvez utiliser toutes sortes de brise-glace pour donner à vos collègues l'impression qu'ils sont plus qu'un simple auditeur passif dès le départ. Par exemple, utilisez un quiz ou un sondage sur les nuages de mots, par exemple « Comment vous sentez-vous aujourd'hui ? »
9. Gardez toutes les conversations dans une langue universelle
Evitez de parler avec les personnes présentes dans la salle une langue que les collègues à distance ne comprennent pas.
10. Évitez les conversations parallèles
Essayez d'éviter les conversations dans la salle de conférence, car elles peuvent être déroutantes pour vos collègues distants. Cela s'applique également aux blagues. Lorsque toute la salle éclate de rire, vos collègues en ligne peuvent se sentir exclus. Si une telle situation se présente, tenez vos collègues extérieurs informés de ce qui se passe. Assurez-vous simplement que tout le monde peut suivre la conversation et avoir suffisamment de contexte.
11. Gardez un contact visuel avec toutes les personnes présentes
Lorsque quelqu'un parle dans la salle, assurez-vous qu'il essaie de maintenir un contact visuel avec les participants en ligne. Regardez souvent la caméra, pas seulement les gens autour de vous.
12. Méfiez-vous des personnes qui s'éteignent
Une tactique pour s'assurer que vos participants à distance se sentent entendus est de chercher des indices. Vous pouvez alors dire quelque chose comme : Paul, tu as de nouveau tourné la sourdine sur toi-même, tu as des questions ?"
13. Gardez un œil sur le comportement des participants
Si vos collègues distants ont leurs caméras allumées, gardez un œil sur les indices faciaux tels que les inhalations ou les expressions faciales en question. Répondez à cela, par ex. « Peter, je vois que tu as l'air surpris, tu veux que je clarifie quelque chose ?
14. Assurez-vous que tout le monde se sente impliqué
Si vous prévoyez de participer à des activités interactives pendant votre réunion, choisissez-en une à laquelle même vos collègues en ligne peuvent participer.
15. Demandez d'abord à l'un de vos collègues en ligne
Surtout lorsqu'il y a plusieurs personnes qui rejoignent votre réunion en ligne, donnez-leur de l'espace pour être les premiers à répondre ou à rejoindre la discussion. Cela signifie que vous ne vous tournez pas automatiquement vers une personne assise en face de vous lorsque vous posez une question.
16. Faites du silence votre allié
Dans les réunions hybrides, le silence est un atout puissant pour vos coéquipiers distants. Par exemple, donnez à vos collègues deux minutes pour réfléchir aux principaux points de discussion avant de passer à la discussion elle-même. De cette façon, vous donnez également à tous vos collègues la possibilité de poser des questions supplémentaires ou de faire des suggestions.
17. Lors de la présentation, soyez bref et allez droit au but
Faites une courte pause après chaque masse d'informations pour que tout le monde - sur le terrain, mais surtout en ligne - puisse intervenir s'il le souhaite. Si quelqu'un dans la salle de conférence participe à la discussion tout le temps, vos collègues distants n'auront pas la chance de se joindre à la discussion.
18. Rappeler aux gens les règles
Il est recommandé de répéter les règles de base au début de chacune de vos réunions hybrides. Cela aidera vos collègues à se familiariser avec ces principes et très bientôt ils seront évidents pour tout le monde.
19. Alerter les participants s'ils enfreignent les règles
Par exemple, mettez-vous d'accord sur un mot amusant que vous criez lorsque quelqu'un « enfreint les règles ».
TECHNIQUES SUPPLÉMENTAIRES
20. Les participants dans la salle sont également en ligne individuellement
Considérez une réunion hybride comme une réunion en ligne. Les participants à la salle de réunion doivent également se connecter en ligne pour afficher les écrans partagés, participer au chat, etc. de la même manière, tout en désactivant leur microphone et leur haut-parleur.
21. Utilisez la fonction de chat pour les questions-réponses
Tout le monde n'est pas à l'aise d'interrompre l'orateur et de poser une question, surtout s'il participe en ligne. Donnez-leur la possibilité de poser des questions via la fonction de chat.
22. Organisez des séances de remue-méninges
Au lieu d'utiliser un vrai flip chart et des post-it, demandez à tous vos collègues d'écrire leurs idées sur un tableau blanc virtuel ou dans un document Cloud.
23. Demandez aux participants de voter dans un sondage
Au lieu de demander à voix haute l'opinion de vos collègues, utilisez des sondages pour une prise de décision plus démocratique.
CONCLUSION
L'hébergement de réunions hybrides n'a pas besoin d'être sorcier, mais vous avez besoin de tactiques de facilitation intelligentes pour combler le fossé entre vos collègues en ligne et sur site.
