Que vous planifiez une conférence virtuelle ou un déjeuner avec des clients, il existe de nombreux avantages à organiser des évènements en ligne et de nombreuses idées d'évènements virtuels pour vous inspirer. Comment réussir et avoir un succès inoubliable?
C’est là que des entreprises comme Pointury entrent en jeu. Nous avons les idées et l’expérience nécessaires pour rendre un évènement inoubliable et, surtout, se dérouler sans heurts.
Tous les évènements nécessitent un processus d'inscription simple et fiable afin que vous sachiez qui s'est inscrit et que les personnes qui se sont inscrites puissent facilement mettre l'évènement à leur agenda au moment de l'inscription.
Tous les évènements n'ont pas besoin de la même technologie coûteuse. Certaines sont de simples réunions comme nous en avons tous l'habitude dans Zoom, MS Teams, Cisco Webex, Google Meet, etc. Pour d'autres, une conférence Web est mieux adaptée. Et puis vous avez ces conférences qui nécessitent une technologie plus avancée afin que votre participant puisse vivre une expérience aussi proche que possible avec des évènements majeurs, avec plusieurs étapes, des séances en petits groupes, une zone d'exposition, des réunions individuelles impromptues, des bars et même speed dating.
Pour rendre le sentiment d'un évènement en direct plus grand, des boissons et de la nourriture peuvent être fournies à la porte du participant, par ex. une dégustation de fromages ou de vins, un dîner exquis ou un cocktail où les participants doivent mélanger les ingrédients des cocktails proposés.
Si avant la pandémie vous divertissiez vos invités pendant le dîner avec un spectacle, vous pouvez penser à des spectacles en ligne et inviter un clown, un magicien, des musiciens ou d'autres artistes à divertir votre public en ligne. Un quiz ou une vidéo fait pour l'occasion pourrait également faire l'affaire. Bien que tout cela ne soit pas aussi bon que l'expérience réelle, ce sera mémorable. Pour améliorer le cadre de l'évènement, vous pouvez demander à votre public de dresser la table de la salle à manger ou votre bureau un peu plus chique, de s'habiller pour l'occasion ou d'être créatif avec l'arrière-plan virtuel. Un prix pour la préparation la meilleure ou la plus originale est une bonne idée. Pour augmenter l'engagement et ajouter un élément d'excitation, il est préférable d'annoncer les gagnants lors de la clôture de l'événement.
Les séances en petits groupes sont une partie essentielle de la plupart des événements virtuels. Permettre aux sponsors de créer des sessions avec un contenu qui correspondra à leur message peut être un moyen extrêmement efficace pour les sponsors d'atteindre les participants. Une présentation d'entreprise de 30 à 60 secondes juste avant l'événement, pendant les pauses ou pour présenter un nouveau conférencier peut être assez divertissant. De plus, les sponsors seront certains d’attirer toute l’attention de vos participants.
Les sessions préenregistrées de vos conférenciers et vidéos peuvent rehausser votre événement virtuel. Le fait de filmer vos sessions à l'avance permet des améliorations telles que l'édition ou l'ajout de clips vidéos. Cette idée d'événement virtuel vous aide à produire une diffusion de la plus haute qualité et réduit la marge d'erreur. La planification d'une ou deux sessions préenregistrées de vos conférenciers à la fin de l'événement fournit également une sauvegarde au cas où l'un des autres orateurs ne se présenterait pas à l'heure. Il permet également de demander à une équipe de tournage locale de filmer le conférencier sur place ou dans un studio professionnel.
Les événements en ligne vous permettront de maximiser votre évènement longtemps après la fin du spectacle. Vous pouvez diffuser votre évènement en direct sur les réseaux sociaux ou distribuer les enregistrements potentiellement révisés par la suite. Il est particulièrement utile pour lutter contre les fuseaux horaires lors de l'accueil d'un public mondial.
Il est dommage que de nombreux participants et orateurs d'événements ignorent l'importance d'une configuration décente. Il n'y a qu'une seule chance de faire une première impression, et lorsque vous avez une mauvaise webcam, un microphone grinçant, un arrière plan peu professionnel et que vous n'êtes pas correctement habillé, vous ne ferez pas une bonne première impression. Ca vaut la peine d'investir dans un bonne equipement. Un écran vert bon marché peut déjà faire des miracles. Et un peu de coaching peut améliorer la façon dont vous êtes perçu pendant les sessions en ligne.
Conclusion. Les meilleurs événements virtuels reflètent les événements physiques de plusieurs manières. Les bons outils d'événements virtuels vous permettent de transformer de nombreuses parties d'événements en personne en un environnement numérique.
Faites de votre mieux pour offrir des expériences mémorables à vos participants. Avec les événements virtuels, obtenir une aide professionnelle peut être très utile pour garantir le succès de votre événement. Vous n'avez pas besoin de créer votre événement virtuel tout seul. Les équipes de production d'événements virtuels peuvent vous aider à améliorer votre expérience.
