Sinds Corona nemen we allen regelmatig deel aan virtuele vergaderingen. Daardoor is de toekomst van werk en bijgevolg van vergaderen hybride. In haast alle vergaderingen zal er minstens een persoon van op afstand werken.
Wat betekent dit voor onze manier van vergaderen? We zullen moeten trachten iedereen aan het woord te laten, op welke manier ze ook deelnemen aan de vergadering, om iedereen – ter plaatse of online – te betrekken en in staat te stellen om echt productief deel te nemen. Dit betekent dat de moderatie van vergaderingen belangrijker wordt.
Hoe faciliteer je best een hybride vergadering? Hier zijn een aantal tips.
VOOR DE VERGADERING
1. Gebruik asynchrone communicatie maximaal ter voorbereiding van online vergaderingen
Als een deel van uw team op kantoor zit terwijl de anderen op afstand werken, dreigen beslissingen in de wandelgangen genomen te worden en riskeren de externe collega's zich buitengesloten te voelen. Om dit te vermijden is het best om zoveel mogelijk asynchroon (bv. documenten op cloud platformen) voor te bereiden en de videoconferentie te gebruiken om met het ganse team te aligneren en te beslissen.
2. Hou dashboards up to date
Zorg dat uw interne dashboards voortdurend worden bijgewerkt, zodat iedereen op één lijn zit met de status van elke taak en elkaars prioriteiten.
3. Plaats werkdocumenten online
Gebruik cloud-gebaseerde documenten in gemeenschappelijke folders om werkdocumenten te delen zodat iedereen op de hoogte kan blijven van vooruitgang, kan bijdragen of feedback kan geven.
4. Hou elk belangrijk gesprek online
Probeer enkele keren per week een korte informele online chat te hebben met uw team, zodat iedereen zich betrokken voelt. Als dat niet mogelijk is, update het team dan direct na de discussie om iedereen op de hoogte te houden van wat er leeft in de organisatie.
5. Zorg ervoor dat uw audio foutloos is
De kwaliteit van audio kan de vergadering echt maken of breken voor uw deelnemers op afstand. Als ze niet kunnen horen wat er in de kamer gebeurt, zullen ze moeite hebben om deel te nemen aan de discussie. Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat al uw vergaderruimten zijn uitgerust met hoogwaardige externe microfoons en luidsprekers. Controleer voor de vergadering altijd of mensen online je goed kunnen verstaan. Iedereen moet alles horen – en het gevoel hebben dat ze gehoord worden.
TIJDENS DE VERGADERING
6. Zorg dat iedereen zijn camera aanzet
Probeer in een vergaderruimte ervoor te zorgen dat iedereen in beeld is en naar de camera kijkt. Dit is belangrijk omdat het verwarrend kan zijn voor uw externe collega's als iemand in de kamer praat en mensen online hen niet kunnen zien.
7. Verwelkom de online collega's
Begroet uw online collega's aan het begin van uw vergadering en liefst individueel. Als je een groot team hebt en dit niet mogelijk is, stuur dan op zijn minst een algemene begroeting zoals: "Hé, mensen in London, hoe gaat het met je?"
8. Gebruik een ijsbreker om het podium te creëren
U kunt allerlei soorten ijsbrekers gebruiken om uw collega's vanaf het begin het gevoel te geven dat ze meer zijn dan een passieve toehoorder. Gebruik bijvoorbeeld een quiz of een woordwolkenquête, zoals: "Hoe voelt u zich vandaag?"
9. Hou alle gesprekken in één universele taal
Vermijd een taal te spreken met de mensen in de zaal die de collega's op afstand niet begrijpen.
10. Vermijd nevengesprekken
Probeer parallelle gesprekken in de vergaderzaal te vermijden, aangezien deze verwarrend kunnen zijn voor uw externe collega's. Dit geldt ook voor grappen. Als de hele zaal in lachen uitbarst, kunnen uw online collega's zich uitgesloten voelen. Als een dergelijke situatie zich voordoet, hou dan uw externe collega's op de hoogte van wat er gebeurt. Zorg er gewoon voor dat iedereen het gesprek goed kan volgen en voldoende context heeft.
11. Hou oogcontact met alle aanwezigen
Wanneer iemand in de ruimte spreekt, zorg er dan voor dat ze oogcontact proberen te houden met de online aanwezigen. Kijk vaak in de camera, niet alleen naar de mensen om je heen.
12. Pas op voor mensen die zichzelf uitschakelen
Een tactiek om ervoor te zorgen dat uw deelnemers op afstand zich gehoord voelen, is door te kijken naar signalen die iemand wil uitspreken. Je kunt dan iets zeggen als: Paul, je hebt het dempen van jezelf weer aangezet, heb je nog vragen?"
13. Hou het gedrag van deelnemers in het oog
Als uw externe collega's hun camera's aan hebben staan, houd dan gezichtssignalen in de gaten, zoals inhaleren of vragende gezichtsuitdrukkingen. Reageer daarop., bv. "Peter, ik zie dat je verbaasd kijkt, wil je dat ik iets verduidelijk?"
14. Zorg er vooral voor dat iedereen zich betrokken voelt
Als u van plan bent om tijdens uw vergadering interactieve activiteiten te doen, kies er dan een uit waaraan zelfs uw online collega's kunnen deelnemen.
15. Vraag het eerst aan een van je online collega's
Vooral wanneer er meerdere mensen online deelnemen aan uw vergadering, geeft u hen de ruimte om als eerste te reageren of deel te nemen aan de discussie. Het betekent dat u zich niet automatisch wendt tot de persoon naast u of iemand die tegenover u zit, als u een vraag stelt.
16. Maak van stilte je bondgenoot
In hybride vergaderingen is stilte een krachtige troef voor uw externe teamgenoten. Geef uw collega's bijvoorbeeld twee minuten de tijd om na te denken over de belangrijkste discussiepunten voordat u naar de discussie zelf springt. Op deze manier geef je ook al je collega's de kans om aanvullende vragen te stellen of suggesties te doen.
17. Wees bij het presenteren kort en kom direct ter zake
Pauzeer na elke massa informatie een korte pauze zodat iedereen – ter plaatse, maar meestal online – kan inspringen als ze dat willen. Als iemand in de vergaderruimte de hele tijd de discussie aangaat, krijgen uw externe collega's niet de kans om mee te doen.
18. Herinner mensen aan de regels
Het is een goede gewoonte om de basisregels aan het begin van elk van uw hybride vergaderingen te herhalen. Het zal uw collega's helpen om vertrouwd te raken met deze principes en heel snel zullen ze voor iedereen vanzelfsprekend zijn.
19. Maak deelnemers erop attent als ze de regels overtreden
Spreek bv. een grappig woord af dat je roept als iemand "de regels overtreedt".
EXTRA TECHNIEKEN
20. Deelnemers in de zaal zijn ook individueel online
Beschouw een hybride meeting als een online meeting. Deelnemers in de vergaderzaal gaan best ook online om op dezelfde manier te kijken naar gedeelde schermen, deel te nemen aan de chat, etc.
21. Gebruik de chat functie voor Q&A
Iedereen voelt zich op zijn gemak om de spreker te onderbreken en een vraag te stellen, vooral als ze online deelnemen. Geef ze de mogelijkheid om vragen te stellen via de chat.
22. Organiseer brainstormsessies
In plaats van een echte flip-chart en post-it notities te gebruiken, laat u al uw collega's hun ideeën op een virtueel whiteboard schrijven of in een Cloud document.
23. Vraag de deelnemers om te stemmen in een poll
In plaats van hardop naar de mening van uw collega's te vragen, gebruikt u peilingen voor meer democratische besluitvorming.
Conclusie
Het hosten van hybride vergaderingen hoeft geen rocket science te zijn, maar je hebt wel een aantal slimme faciliterende tactieken nodig om de kloof tussen je online en je on-site collega's te overbruggen.
