Of u nu een conferentie plant of een lunch met klanten, het hosten van online evenementen biedt veel voordelen. Hoe wordt uw online vergadering of evenement een onvergetelijk succes?
Dat is waar bedrijven als Pointury kunnen helpen. We hebben de ideeën en ervaring om een evenement onvergetelijk te maken en vooral vlot te laten verlopen.
Alle evenementen vereisen een eenvoudig en betrouwbaar registratieproces, zodat u weet wie zich heeft aangemeld en zodat mensen die zich hebben aangemeld het evenement gemakkelijk in hun agenda kunnen zetten op het moment van registratie.
Niet alle evenementen hebben dezelfde dure technologie nodig. Sommige zijn eenvoudige bijeenkomsten zoals we allemaal gewend zijn in Zoom, MS Teams, Cisco Webex, Google Meet, etc. Voor andere is een web-conferentie beter geschikt. En dan heb je die conferenties die meer geavanceerde technologie vereisen, zodat je deelnemer een ervaring kan beleven die vergelijkbaar is met grote evenementen, met meerdere podia, breakout sessies, een ruimte voor sponsors, individuele gesprekken, bars en zelfs speeddaten.
Om het gevoel van een live-evenement groter te maken, kunnen drankjes en eten voor de deur van de deelnemer worden geleverd, b.v. een kaas- of wijnproeverij, een heerlijk diner of een cocktailparty waarbij deelnemers de ingrediënten van de voorgestelde cocktails zelf mogen mengen.
Als u vóór de pandemie uw gasten tijdens het diner zou entertainen met een show, kunt u denken aan online shows en een clown, een goochelaar, muzikanten of andere artiesten uitnodigen om uw publiek online te vermaken. Een voor de gelegenheid gemaakte quiz of video kan ook de oplossing zijn. Hoewel dit allemaal niet zo goed zal zijn als de echte ervaring in de juiste setting, zal het onvergetelijk zijn. Om de setting van het evenement te verbeteren, kunt u uw publiek vragen om hun tafel mooi te dekken, zich voor de gelegenheid te kleden of creatief te zijn met hun virtuele achtergrond. Een prijs voor de beste of meest originele voorbereiding kan daarbij helpen. Om de betrokkenheid te vergroten en een element van opwinding toe te voegen, is het het beste om de winnaars pas bekend te maken tijdens de afsluiting van het evenement.
Break-out-sessies zijn een essentieel onderdeel van de meeste virtuele evenementen. Sponsors toestaan breakout sessies te creëren of te modereren, kan voor hen een goede manier zijn om bezoekers te bereiken. Een bedrijfsvideo van 30 tot 60 seconden net voor het evenement, tijdens de pauzes of om een nieuwe spreker te introduceren kan best vermakelijk zijn. Bovendien zijn de sponsors er dan zeker van dat ze de onverdeelde aandacht van je bezoekers trekken.
Vooraf opgenomen sessies van uw keynote sprekers en sessies kunnen uw virtuele evenement naar een hoger niveau tillen. U kan een lokale cameraploeg vragen om de keynote speaker op locatie of in een professionele studio te filmen. Door uw sessies van tevoren te filmen, kunt u verbeteringen aanbrengen, zoals videos of afbeeldingen toevoegen. Dit kan de kwaliteit verhogen en vermindert de kans op fouten. 1 of 2 vooraf opgenomen sessies van keynote sprekers voorzien aan het einde van het evenement biedt ook enige back-up voor het geval een van de andere sprekers niet op tijd komt opdagen.
U kunt uw online evenement live via sociale media verspreiden of de mogelijk herziene opnames achteraf verspreiden. Dat is ook handig voor het aanpakken van tijdzones bij het hosten van een wereldwijd publiek.
Het is jammer dat veel deelnemers en sprekers het belang van een degelijke opstelling negeren. Er is maar één kans om een eerste indruk te maken. Als je een slechte webcam hebt, een krakende microfoon, een onprofessionele achtergrond en niet goed gekleed bent, zul je geen goede eerste indruk maken. Het loont de moeite om in een goede setup te investeren. Een goedkoop groen scherm kan al wonderen doen. En een beetje coaching kan een boost geven aan hoe je overkomt tijdens online sessies.
Conclusie. De beste virtuele evenementen weerspiegelen fysieke evenementen op veel manieren. Met de juiste tools voor virtuele evenementen kunt u fysieke evenementen naar een digitale omgeving transporteren.
Doe je best om je deelnemers een onvergetelijke ervaringen te bezorgen. Bij virtuele evenementen is het krijgen van professionele hulp zeker aan te raden. U hoeft uw virtuele evenement niet helemaal zelf te creëren. Productieteams voor virtuele evenementen kunnen u helpen uw ervaring te verbeteren.