Adopter une bonne étiquette pour les visioconférences est essentiel pour garantir que vos réunions sont professionnelles, efficaces et que vous rencontrez correctement vos collègues, clients, amis ou à qui vous parlez.
Voici quelques conseils:
N'invitez que les personnes qui ont vraiment besoin d'être là
Les gens ne peuvent pas se permettre de perdre du temps avec les réunions. Inviter des collègues qui n'ont pas besoin d'être à une réunion ou de prendre des décisions peut avoir un effet d'entraînement sur la qualité globale de la réunion. Plus il y a de personnes sur un appel, plus il y a de chances que quelque chose se passe mal avec les connexions, l'audio, la vidéo, les gens qui interrompent quand quelqu'un d'autre parle, les enfants en arrière-plan, etc.
N'assistez aux réunions que si vous avez vraiment besoin d'être là
Si vous n'avez pas besoin d'être là, vous pouvez envisager de demander un enregistrement de la réunion ou un résumé de ce qui a été discuté.
Respectez un ordre du jour serré pour les réunions en ligne
Vous ne voulez pas être la personne de votre organisation connue pour planifier de nombreuses réunions improductives.
Habillez-vous pour votre visioconférence comme vous le feriez pour une réunion en personne
Il peut sembler un peu étrange ou inutile de s'habiller professionnellement lorsque vous travaillez à la maison, mais vous serez surpris de la différence que cela fait dans votre façon d'agir, en passant du mode «farniente» au mode «travail».
Mettez en scène votre zone vidéo et limitez les distractions
Lorsque vous composez un appel, les gens ne se contentent pas de vous regarder, ils verront également ce qui est visible directement derrière vous. Avant le début de votre réunion, assurez-vous que votre caméra n'est pas dirigée vers la vue de quoi que ce soit susceptible d'attirer l'attention. Ne vous détournez pas de votre concentration. Tenez-vous-en à un fond uni et blanc dans la mesure du possible ou utilisez un écran vert pour vous permettre d'avoir un fond professionnel sobre.
Évitez les bruits de fond et les mouvements
Essayez d'assister à la réunion dans un endroit calme où le bruit de fond et les mouvements sont minimes. Si vous êtes dans une pièce avec une porte, fermez-la, pensez à mettre une note «réunion en cours» sur la porte, et dites aux autres membres de la maison de ne pas interrompre sauf s'il s'agit d'une urgence.
Arrivez à l'heure et soyez prêt
Fixez un rappel pour la réunion et préparez-vous bien à l'avance. Connaissez vos points de discussion, rédigez un ordre du jour et fixez-vous un objectif pour la réunion.
Évitez les distractions
Désactivez l'appareil mobile et fermez d'autres applications sur votre bureau, ce qui peut donner l'impression que vos participants ne sont pas respectés et sous-évalués si vous détournez constamment votre regard pour les vérifier. Atténuer ces distractions permet de garder la réunion concentrée et sans interruption.
Évitez les commentaires
Ne commentez pas les antécédents des autres, aussi tentants que cela puisse être.
Investissez dans un équipement décent
Si vous travaillez à la maison à partir d'un ordinateur portable et que vous assistez régulièrement à des réunions en ligne, il est fortement recommandé d'investir dans un grand écran, un appareil photo ou une webcam décent, un clavier, une souris et un écran vert à moins que vous n'ayez un fond très décent . Ces investissements sont probablement inférieurs à ce que vous dépenseriez en vêtements et en déplacements pour aller travailler.
Obtenez le bon éclairage
En général, plus il y a de lumière, mieux c'est. La lumière naturelle orientée vers l'avant provenant d'une fenêtre voisine est idéale. Cela vous donne une image flatteuse et présentable sur vidéo. S'il y a peu ou pas de lumière du soleil, prenez une lampe et placez-la devant vous et derrière votre ordinateur portable. Une fenêtre ou une autre source de lumière derrière vous vous rétro-éclairera et vous rendra plus difficile à voir, projetera des ombres peu flatteuses sur votre visage ou même vous transformera en une silhouette effrayante. Si vous avez une fenêtre derrière vous, fermez les stores. Si vous portez des lunettes, n'utilisez pas le réglage le plus lumineux de votre ordinateur portable ou de votre moniteur. Le moniteur lumineux peut se refléter dans les lunettes et être gênant.
Inclinez et positionnez correctement votre caméra
Pour donner l'impression que vous parlez à hauteur des yeux aux participants, placez votre appareil photo, webcam, ordinateur portable ou appareil mobile à la hauteur de vos yeux. Sinon, vous aurez peut-être l'impression de les regarder de haut, montrant un double menton ou le contenu de vos narines.
Essayez de vous positionner de manière à ce que la caméra vous voie de la poitrine ou de la taille au lieu que votre visage occupe tout le cadre. Voir plus de vous est plus naturel pour le spectateur, plus proche d'une rencontre en face à face dans la vraie vie.
Évitez l'huile ou les couleurs inégales sur votre visage
Dans les réunions vidéo où votre visage sera proche de la caméra, pratiquer un bon soin de la peau est encore plus important que d'habitude. La lumière intense d'un écran d'ordinateur a tendance à mettre en évidence l'huile sur votre visage, par exemple.
Testez la vitesse de la vidéo, du son et de la connexion Internet
Rien n'est plus exaspérant en ce qui concerne les appels vidéo qu'une vitesse Internet lente, des problèmes de connectivité ou un matériel défectueux. Ainsi, l'une des choses les plus importantes à faire avant de rejoindre une réunion en ligne est de vous assurer que votre microphone, vos haut-parleurs ou vos écouteurs fonctionnent correctement et que votre vitesse Internet est d'au moins 20 Mo par seconde pour une vidéo fluide.
Sois patient
Essayez de faire preuve de patience lorsque des problèmes techniques surviennent avec l'un des participants. Parfois, malgré les meilleures intentions, cela ne peut tout simplement pas être aidé. Surtout si vous et votre équipe travaillez à domicile, si votre réunion en ligne est interrompue par vos enfants, une livraison de colis, peu importe, soyez compréhensif. Mieux encore, riez-en. Acceptez que cela se produise et roulez avec.
Apprenez à gérer efficacement les participants
Les outils de visioconférence en ligne et autres offrent à l'hôte de nombreuses façons de gérer les participants pendant un appel, comme la désactivation des participants, l'envoi de liens, la gestion des options de discussion, le partage d'écran, etc. Familiarisez-vous avec ce qui est disponible et le fonctionnement des fonctions, avant réunion, de sorte que vous ne soyez pas laissé à tâtons quand vient le temps de les utiliser.
N'éteignez pas votre caméra
Il peut y avoir de bonnes raisons pour lesquelles quelqu'un a désactivé sa vidéo (mauvaise connexion, interruption soudaine, etc.) ou vous pouvez tous accepter de vous en tenir à l'audio, mais attendre en arrière-plan lorsque tout le monde est visible peut apparaître comme de très mauvaises manières.
Présentez tout le monde
Assurez-vous de permettre à chacun de se présenter pour créer un environnement accueillant et stimuler l'engagement. Au fur et à mesure que chaque personne apparaît, nommez-la, dites bonjour et commencez les présentations nécessaires.
Utilisez la fonction de salle d'attente.
Empêchez les étrangers de planter votre réunion avec la fonction de salle d'attente. Il est préférable d'avoir un co-modérateur pour gérer cela car cela peut être intense au début d'une réunion avec de nombreux participants.
Choose gallery view
Choosing Gallery view allows you to see all the members of your meeting at one time, which is preferable because it lets you see everyone’s reactions to what’s being said.
Restez muet si vous ne parlez pas
Tout type de bruit de fond (enfants, chiens, circulation, sirènes, fermeture des portes,…) peut être vraiment gênant lors d'une réunion en ligne. Donc, si vous ne parlez pas, appuyez sur muet pour couper le son de tout son inutile provenant de votre extrémité.
Regardez directement dans la caméra
Lorsque vous participez à un appel vidéo et surtout lorsque vous parlez, il est important de regarder directement dans la caméra plutôt que dans les fenêtres peuplées par d'autres participants, car cela imitera l'établissement d'un contact visuel. Il est important d'évaluer les réactions en regardant les autres participants à l'écran, mais en alternant cela avec la caméra, les participants ont l'impression que vous leur parlez vraiment.
Restez concentré sur la réunion
Comme vous n'êtes pas dans la même pièce que l'un des participants, vous pourriez être tenté de travailler sur d'autres tâches lors d'une visioconférence. Cependant, une chose à propos de la visioconférence est que votre présence a tendance à être amplifiée et il sera plus évident pour vos collègues que vous ne faites pas attention si vous semblez constamment regarder ailleurs pendant que quelqu'un d'autre parle.
Montrez aux autres que vous écoutez
Puisque vous êtes devant la caméra, vous voulez au moins avoir l'air de faire attention. Montrez avec des signaux non verbaux que vous prêtez attention. Hochez la tête ou secouez la tête, souriez, lâchez le pouce, etc. Même s’ils ne peuvent pas vous entendre, ils pourront lire votre langage corporel et apprécier votre réactivité.
Utilisez la fonction de chat pour poser des questions
Il est probable que les participants à la réunion voudront poser des questions pendant l'appel. Mais contrairement à une vraie réunion, il peut être difficile de trouver le bon moment pour intervenir sans perturber le flux de la conversation. Utilisez plutôt la fonction de chat comme moyen moins intrusif de poser des questions. De cette façon, l'hôte peut répondre à ces questions à sa convenance.
Autoriser l'interaction
Faites une pause délibérément pour encourager une conversation fluide. Les réunions en ligne fonctionnent mieux lorsque les gens parlent un par un afin que chacun puisse écouter clairement ce qui se dit.
Si vous vous ajustez à cette réalité, les choses se passeront beaucoup plus facilement. L'ajout délibéré de pauses dans votre discours est crucial après avoir terminé un point, d'autant plus que des vitesses Internet en retard ou des problèmes audio peuvent signifier qu'il est facile pour quelqu'un de parler à quelqu'un d'autre.
Convenez de quelques règles pour la réunion
Si le modérateur de la réunion ne précise pas quel est le protocole, demandez avant le début de la réunion ou suggérez-en un à chacun, par exemple laissez la caméra allumée, le microphone éteint, utilisez le chat ou «levez la main» pour poser des questions.
Partez si vous en avez vraiment trop
Si vous devez vous lever pour une raison quelconque, expliquez rapidement pourquoi vous partez, rassurez les participants que vous serez de retour momentanément et éteignez simplement votre vidéo et votre microphone.
Demandez la permission avant de faire une capture d'écran ou d'enregistrer
Demander à votre hôte avant de prendre une capture d'écran est la chose courtoise à faire. Si l'autorisation est accordée, vous devez également leur indiquer où vous prévoyez de publier votre capture d'écran.
Quittez la réunion poliment. L'hôte doit partir en dernier.
Prenez votre temps pour quitter une réunion. Évitez d'être brusque. Ne dites pas simplement "Je pars maintenant, au revoir" et cliquez sur "Mettre fin à la réunion". Prenez une minute pour dire: «C’est formidable de parler cet après-midi. J'espère discuter à nouveau bientôt ». Dites adieu à un salut amical! De cette façon, vous laissez les autres participants se sentir reconnus, mais cela vous rend également un peu plus distingué.
