Een goede etiquette voor videovergaderingen is nodig om ervoor te zorgen dat uw vergaderingen professioneel en efficiënt zijn en dat u op de juiste manier overkomt bij uw collega's, klanten, vrienden of met wie u ook spreekt.
Hier zijn een paar tips:
Nodig alleen mensen uit die er echt bij moeten zijn
Mensen kunnen het zich niet veroorloven om tijd te verliezen met vergaderingen. Het uitnodigen van collega's die niet aanwezig hoeven te zijn bij een vergadering, kan een effect hebben op de algehele kwaliteit van de vergadering. Hoe meer mensen er deelnemen, hoe meer kans er is dat er iets misgaat met internet verbindingen, audio, video, mensen die storen wanneer iemand anders aan het woord is, kinderen op de achtergrond, enz.
Ga alleen naar vergaderingen als je er echt bij moet zijn
Als u er niet voor hoeft te zijn, kunt u overwegen om een opname van de bijeenkomst of een samenvatting van wat er is besproken aan te vragen.
Houd een strakke agenda aan voor online vergaderingen
U wilt niet de persoon in uw organisatie zijn die bekend staat om het plannen van veel onproductieve vergaderingen.
Kleed u voor uw videoconferentie zoals u dat voor een persoonlijke vergadering zou doen.
Het kan een beetje vreemd of onnodig aanvoelen om je professioneel te kleden als je thuis aan het werk bent, maar je zult versteld staan van het verschil dat het maakt in de manier waarop je handelt door van modus "relax" naar modus "werk" over te schakelen.
Breng uw videogebied in scène en beperk afleidingen
Wanneer u inbelt, kijken mensen niet alleen naar u, maar zien ze ook wat er direct achter u in beeld is. Controleer voordat uw vergadering begint of uw camera niet op iets is gericht dat de aandacht kan afleiden. Haal de focus niet van je af. Blijf waar mogelijk bij een effen, witte achtergrond of gebruik een groen scherm voor een professionele sobere achtergrond.
Vermijd achtergrondgeluid en beweging
Probeer de vergadering bij te wonen vanuit een rustige omgeving met zo min mogelijk achtergrondgeluid en beweging. Als u zich in een kamer met een deur bevindt, sluit deze dan, overweeg een briefje met "lopende vergadering" op de deur en zeg tegen andere leden van het huishouden dat ze u niet moeten onderbreken, tenzij het een noodgeval is.
Kom op tijd en wees voorbereid
Stel een herinnering voor de vergadering in en bereid u ruim van tevoren voor. Ken uw gesprekspunten, schrijf een agenda en stel uzelf een doel voor de vergadering.
Voorkom afleiding
Demp uw smartphone en sluit andere applicaties op uw desktop. Zo vermijdt u dat andere deelnemers zich niet gerespecteerd voelen als u uw blik voortdurend afwendt naar andere toepassingen. Door deze afleidingen te vermijden, blijft de vergadering gericht en vrij van onderbrekingen.
Vermijd commentaar op anderen
Geef geen commentaar op de achtergrond van andere mensen, hoe verleidelijk dat ook kan zijn.
Investeer in degelijke apparatuur
Als je thuis werkt vanaf een laptop en regelmatig online vergaderingen bijwoont, is het best om te investeren in een groot scherm, een fatsoenlijke camera of webcam, een toetsenbord, een muis en een groen scherm (eventueel een goedkoop grasgroen gordijn), tenzij je een heel degelijke achtergrond hebt. Dergelijke investeringen zijn waarschijnlijk minder dan wat u zou uitgeven aan kleding en reizen om naar het werk te gaan.
Zorg voor de juiste verlichting
Over het algemeen geldt: hoe meer licht er is, hoe beter. Natuurlijk licht aan de voorzijde van een nabijgelegen raam is ideaal. Het geeft je een flatterend en representatief beeld op video. Als er weinig of geen zonlicht is, pak dan een lamp en plaats deze voor en achter je laptop. Een raam of een andere lichtbron achter je zal je van achteren verlichten en je moeilijker zichtbaar maken, onflatteuze schaduwen op je gezicht werpen of je zelfs in een griezelig silhouet veranderen. Als je een raam achter je hebt, sluit dan de gordijnen. Als u een bril draagt, gebruik dan niet de helderste instelling op uw laptop of monitor. De heldere monitor kan reflecteren in de bril en afleiden.
Richt en positioneer uw camera correct
Om de indruk te wekken dat u op ooghoogte spreekt tegen de deelnemers, plaatst u uw camera, webcam, laptop of mobiel apparaat op ooghoogte. Als dat niet het geval is, kan het lijken alsof u op hen neerkijkt, een dubbele kin of uw neusgaten in beeld brengt.
Probeer jezelf zo te positioneren dat de camera je vanaf de borst of vanaf je middel ziet, in plaats van dat je gezicht het hele beeld beslaat. Meer van u zien is natuurlijker voor de kijker en lijkt meer op een persoonlijke ontmoeting in het echte leven.
Vermijd olie of ongelijke kleuren op uw gezicht
Bij videovergaderingen waarbij uw gezicht zich dicht bij de camera bevindt, is het beoefenen van een goede huidverzorging nog belangrijker dan normaal. Het felle licht van een computerscherm heeft bijvoorbeeld de neiging om olie op uw gezicht te accentueren.
Test de snelheid van video, geluid en internetverbinding
Niets is erger als het gaat om videogesprekken dan een lage internetsnelheid, verbindingsproblemen of defecte hardware. Een van de belangrijkste dingen die u moet doen voordat u deelneemt aan een online vergadering, is ervoor te zorgen dat uw microfoon, luidsprekers of koptelefoon correct werken en dat uw internetsnelheid ten minste 20 MB per seconde is voor vloeiende video.
Wees geduldig
Probeer geduld te oefenen als er technische problemen optreden bij een van de deelnemers. Soms kan het, ondanks de beste bedoelingen, gewoon niet worden verholpen. Vooral als u en uw team vanuit thuis werken, als uw vergadering wordt onderbroken door uw kinderen, een pakketbezorging of wat dan ook, wees begripvol. Beter nog, lach het weg. Accepteer dat het zal gebeuren en ga verder met de vergadering.
Leer deelnemers effectief te managen
Online en andere video-conferentie-tools bieden tal van manieren waarop een gastheer deelnemers kan beheren tijdens een gesprek, zoals het dempen van deelnemers, het verzenden van links, het beheren van chat opties, het delen van schermen, enz. Maak uzelf vertrouwd met wat er beschikbaar is en hoe de functies werken, voordat u een vergadering, zodat u niet aan het rommelen bent als het tijd is om ze te gebruiken.
Schakel uw camera niet uit
Er kunnen goede redenen zijn waarom iemand zijn video heeft uitgeschakeld (slechte verbinding, plotselinge onderbreking, enz.) of u kunt het er allemaal over eens zijn om alleen audio te gebruiken, maar uit beeld blijven wanneer iedereen zichtbaar is, kan als onbeleefd overkomen.
Introduceer iedereen
Zorg ervoor dat iedereen zichzelf voorstelt om een gastvrije omgeving te creëren en betrokkenheid te stimuleren. Geef elke persoon een naam, zeg hallo en begin met de nodige inleidingen.
Gebruik de wachtkamer-functie.
Voorkom dat buitenstaanders uw vergadering crashen door de wachtkamer-functie te gebruiken. Deze kan best door een co-moderator beheerd worden, aangezien dit een vrij intensieve bezigheid kan zijn aan het begin van een evenement met veel deelnemers.
Kies galerij-weergave
Als u de galerij-weergave kiest, kunt u alle leden van uw online vergadering in één keer zien, zodat u dan ieders reacties kunt zien op wat er wordt gezegd.
Blijf dempen als je niet praat
Achtergrondgeluid (kinderen, honden, verkeer, sirenes, sluitende deuren,…) kan erg storend zijn tijdens een online vergadering. Dus als u niet aan het praten bent, drukt u op dempen om onnodige audio te onderdrukken.
Kijk rechtstreeks in de camera
Wanneer je een videogesprek voert en vooral tijdens het praten, is het belangrijk om rechtstreeks in de camera te kijken in plaats van in de vensters die door andere deelnemers worden bevolkt, omdat dit het maken van oogcontact nabootst. Het is belangrijk om reacties te peilen door naar andere deelnemers op het scherm te kijken, maar als je dat afwisselt met in de camera kijken, krijg je het gevoel dat je echt met ze praat.
Blijf gefocust op de vergadering
Omdat u zich niet in dezelfde ruimte bevindt als de aanwezigen, kunt u in de verleiding komen om tijdens een videovergadering aan andere taken te werken. Een ding over videoconferenties is echter dat uw aanwezigheid de neiging heeft te worden vergroot en dat het voor uw collega's duidelijker zal zijn dat u niet oplet als u constant ergens anders lijkt te staren terwijl iemand anders aan het praten is.
Laat anderen zien dat u luistert
Omdat je voor de camera staat, wil je er in ieder geval uitzien alsof je oplet. Laat met non-verbale signalen zien dat geïnteresseerd bent. Knik of schud je hoofd, glimlach, steek een duim omhoog, enz. Zelfs als andere deelnemers je niet kunnen horen, zullen ze je lichaamstaal kunnen lezen en je reactievermogen waarderen.
Gebruik de chatfunctie om vragen te stellen
De kans is groot dat deelnemers tijdens het gesprek vragen willen stellen. Maar in tegenstelling tot een echte vergadering, kan het lastig zijn om het juiste moment te vinden om tussenbeide te komen zonder de stroom van het gesprek te verstoren. Gebruik in plaats daarvan de chatfunctie als een minder opdringerige manier om vragen te stellen. Op deze manier kan de gastheer je aan het woord laten wanneer het past.
Sta interactie toe
Pauzeer opzettelijk om een interactief gesprek aan te moedigen. Online vergaderingen werken het beste als mensen om beurten praten, zodat iedereen duidelijk kan luisteren naar wat er wordt gezegd. Als je je aan deze realiteit aanpast, gaat het zoveel soepeler. Het inlassen van pauzes in uw uitleg is cruciaal nadat u een punt hebt beëindigd, vooral omdat als gevolg van slechte verbindingen of haperende audio iemand makkelijk over iemand anders heen kan praten.
Spreek een aantal regels af voor de vergadering
Als de moderator van de vergadering niet duidelijk maakt wat het protocol is, vraag het dan voordat de vergadering begint of stel enkele regels voor zoals bijvoorbeeld: hou de camera aan, zet de microfoon af, gebruik de chat of steek de hand op om vragen te stellen.
Ga weg als je dat echt nodig is
Als je om wat voor reden dan ook moet opstaan, leg dan kort uit waarom je weggaat, stel de aanwezigen gerust dat je snel terug zult zijn en zet gewoon je video en microfoon uit.
Verlaat de vergadering beleefd. De gastheer moet als laatste vertrekken.
Neem de tijd om een vergadering te verlaten. Wees niet abrupt. Zeg niet alleen ‘Ik ben nu weg, doei allemaal’ en klik op ‘Vergadering beëindigen’. Neem even de tijd om te zeggen: "Het was geweldig om vanmiddag te praten. Hoop snel weer te chatten ”. Zwaai vriendelijk tot ziens! Op die manier laat je andere bezoekers zich herkend voelen, maar het zorgt er ook voor dat je wat meer gedistingeerd overkomt.
